¿Qué es la presupuestación de base cero?
La presupuestación de base cero es una forma de que una compañía reduzca costos y sea mucho más eficiente. En la presupuestación de base cero (ZBB), cada gasto debe ser justificado antes de asignarle dólares. Este artículo cubrirá cómo funciona la presupuestación de base cero, cómo se compara con otros tipos de presupuestos y los mejores escenarios para aprovecharla.
La forma en que funciona el ZBB es que cada departamento comienza con un presupuesto de $0, o una base cero, que sólo puede aumentar después de que cada función de la empresa ha sido analizada. Una vez que las necesidades y los costos de la compañía han sido analizados desde todos los niveles, sólo entonces los presupuestos se incrementarán desde cero.
La presupuestación de base cero contrasta enormemente con otras formas de presupuestación. A menudo, cada departamento de una empresa recibirá el mismo presupuesto cada período y decidirá cómo asignarlo. Con la presupuestación de base cero, no importa cuánto difieran los dólares asignados de un período a otro.
¿Qué es un presupuesto?
Un presupuesto está determinado por cuánto se espera que gane una empresa, cuánto es necesario gastar para alcanzar esas ganancias y cuáles son sus ganancias esperadas después de los gastos.
Tipos de presupuestos
Por lo general, hay cuatro formas en que una empresa creará un presupuesto: la presupuestación basada en incrementos, la presupuestación basada en actividades, la presupuestación de propuestas de valor y la presupuestación basada en cero. De estas cuatro, la de base cero es la más orientada a los detalles y la que más tiempo consume, pero también puede ser la más eficiente.
Muchas empresas simplemente toman el enfoque de presupuesto incremental, ya que es el más fácil. Con este tipo de sistema, un porcentaje del presupuesto del año pasado se suma o se resta en el nuevo año. Si los costos se mantienen relativamente estables, la presupuestación basada en incrementos puede parecer lógica. Pero hay muchos problemas subyacentes que pueden hacer que este sistema sea extremadamente ineficiente.
La presupuestación basada en actividades y la presupuestación de propuestas de valor tienen más detalles en cuenta al llegar a un número. Pero sólo el presupuesto basado en cero elimina todo el ruido y deja a la compañía presupuestar sólo los gastos esenciales para que cada departamento funcione.
¿Cómo funciona la presupuestación de base cero?
La presupuestación de base cero funcionará eficazmente para las empresas jóvenes o las empresas que buscan reducir los gastos. También puede ser un proceso continuo para empresas bien establecidas que se dirigen a unos pocos departamentos diferentes cada año. La presupuestación de base cero también es una herramienta perfecta para las pequeñas empresas que tienen menos gastos que considerar, lo que la convierte en una opción más viable para utilizarla de manera consistente que en una empresa más grande con muchas más piezas móviles.
Con el presupuesto de base cero, cada gasto debe ser justificado por adelantado. El problema con esto pueden ser los costos imprevistos y los cambios inesperados que son inevitables a lo largo del año. Para tener éxito en la presupuestación de base cero, una compañía necesita que todos los empleados contribuyan. Cada aspecto de la empresa debe planear por adelantado lo que necesitará a lo largo del período del presupuesto. Una vez que esas estimaciones están en su lugar, entonces deben ser aprobadas como gastos necesarios.
Estos son los pasos generales a seguir cuando se aplica una estrategia de presupuestación de base cero:
- Paso 1 – Identificar las metas para el período dado
- Paso 2 – Averiguar cómo se pueden alcanzar esos objetivos
- Paso 3 – Encontrar nuevas formas de financiar las prácticas comerciales
- Paso 4 – Priorizar las prácticas que deben ser financiadas primero
Al tomar estos pasos, una empresa puede comprender plenamente lo que es necesario para lograr cada objetivo. Una vez que se determinan las prácticas de mayor prioridad, entonces una compañía puede encontrar nuevas formas de gastar o ahorrar su exceso de efectivo.
En lugar de un presupuesto que se mantenga estable en cada período, con pequeños aumentos o disminuciones basados en el presupuesto anterior, su nuevo presupuesto puede variar mucho de un período a otro. Un presupuesto puede ser de 100.000 dólares, mientras que el siguiente es de 50.000 dólares.
Cuándo aprovechar la presupuestación de base cero
Aunque la presupuestación de base cero es una forma eficaz de reducir los costos y aumentar la eficiencia, es un proceso que requiere mucho tiempo y que probablemente no puede ser la única forma de presupuestación de una empresa. Un propietario de una pequeña empresa muy ocupada puede no tener tiempo para crear nuevos presupuestos desde cero varias veces al año. Por otra parte, una pequeña empresa con no demasiadas piezas de trabajo puede beneficiarse significativamente si se toma el tiempo de utilizar la presupuestación de base cero.
Para las empresas más grandes, no es realista utilizar el presupuesto de base cero como la forma principal de determinar los gastos. Simplemente hay demasiadas piezas de trabajo en una gran empresa para empezar de cero con un presupuesto que requiere la cooperación de muchos empleados diferentes y aprobaciones. Sin embargo, cada pocos años, la creación de este tipo de presupuesto puede ser una forma efectiva de colocar controles y balances en los presupuestos actuales y descubrir formas de ahorrar dinero o utilizarlo de forma más eficiente.
Inicio
El lugar perfecto para empezar con un presupuesto cero es con una empresa nueva que no tiene números previos con los que trabajar. La creación de este tipo de presupuesto no sólo te enseñará habilidades valiosas, sino que también puede asegurar que una empresa empiece con buen pie.
Empresas existentes
Para las empresas existentes, la mejor razón para intentar un presupuesto de base cero es cuando se necesita reducir los costos y no se está seguro de cómo hacerlo. El presupuesto de base cero obliga a centrarse sólo en lo esencial y a recortar los costes excesivos. También revela a la empresa exactamente a dónde va cada dólar y cómo priorizar los gastos. Debido a la naturaleza de trabajo intensivo de este tipo de presupuesto, es probable que no sea un proceso sostenible para continuar año tras año. Pero al usar un presupuesto de base cero cada pocos años, puede ser la manera perfecta de mantenerse periódicamente en el camino de los gastos.
¿Qué hay de malo con el presupuesto tradicional?
El problema de un presupuesto tradicional basado en las cifras del año anterior es que la mayoría de los directivos estarán encantados de aceptar un aumento, independientemente de lo necesario que sea. Un gerente se preocupa ante todo por su propio departamento. Si el departamento se ve bien, el gerente mantiene su trabajo y probablemente siga recibiendo aumentos de sueldo y bonificaciones. Para hacer que un departamento se vea bien, algunos gerentes pueden sobreestimar el presupuesto que necesitan, para mantenerse constantemente por debajo de ese presupuesto.
El resultado final de la presupuestación de base cero
Para las empresas con grandes departamentos y varios gerentes diferentes, la presupuestación de base cero proporciona un excelente sistema de controles y equilibrios para reducir los costos. Y para las empresas nuevas o pequeñas sin demasiadas piezas de trabajo, el ZBB puede ser la forma perfecta de establecer un presupuesto inicial.